Flertalet av universitetets institutioner har egna rapportserier, i likhet med vad som gäller vid andra universitet både i Sverige och internationellt. Dessa rapportserier är alltså en naturlig del av arbetssättet inom forskningen, och används för att publicera artiklar i offsettryck i upplagor om något eller några hundra exemplar.
I denna PM används termen "publicera" genomgående i betydelsen "göra allmänt tillgängligt", och termen "officiell publicering" för publicering i en erkänd vetenskaplig tidskrift eller motsvarande efter ett reviewförfarande. Utgivning av en artikel som institutionsrapport är då ett fall av "publicering" men ej "officiell publicering".
Institutionsrapporterna används i första hand för följande ändamål:
Även om forskarna själva ofta använder uttrycket "hög kvalité" på ett sätt som utesluter uppsatser i de senare grupperna, bör det kanske flikas in att det finns naturliga kvalitetskrav även på populärvetenskapliga och andra orienterande artiklar, och på den detaljerade dokumentationen av forskningsprojekt. Slarvigt skrivna artiklar bör inte publiceras i någon av kategorierna.
De upphovsrättsliga frågorna i samband med institutionsrapporter syns inte ha fått någon större uppmärksamhet. I relationen mellan universitetet och författarna behåller respektive författare copyrighten, i enlighet med gällande regler vid svenska universitet. Detta torde vara ändamålsenligt då det innebär att författaren själv kan sköta överenskommelser med externa förlag om definitiv publicering av samma arbete, och att universitetet då inte behöver bli inblandat som organisation. Man tycks heller inte ha sett behov av någon formell överenskommelse mellan institution och författare varigenom författaren bemyndigar institutionen att publicera arbetet.
Det beskrivna arbetssättet ger naturligtvis i princip möjlighet till olika komplikationer, om t ex ett tidskriftsförlag skulle ha invändningar mot att universitetet publicerar och distribuerar en artikel för vilken författaren överlåtit hela copyrighten till förlaget. Systemet är emellertid väl inarbetet och accepterat i forskarvärlden, och det är inte känt att det vid något tillfälle orsakat några protester eller svårigheter. Härtill bidrar säkerligen att de kommersiella förlagen inte uppfattar publiceringen av förtryck eller internupplagor som något problem.
Genom den snabbt ökande användningen av Internet finns nu en möjlighet att publicera institutionsrapporter genom att lägga upp dem på ett Internet-anslutet datasystem, och på sådant sätt att rapporten kan "hämtas", läsas på skärm, och skrivas ut på papper vid varje annan Internet-ansluten dator. (Det finns också vissa möjligheter att begränsa åtkomsten enbart till vissa grupper av användare. Möjligheten att ta betalt för åtkomsten är inte praktiskt möjlig idag, men förväntas bli det inom en snar framtid. Huruvida vi önskar använda denna möjlighet är dock en annan sak). Sådan elektronisk publicering är tekniskt enkel, och kan göras på flertalet av universitetets institutionsdatasystem.
Även om exakta siffror är svåra att få, synes det uppenbart för bedömare inom olika forskningsområden att sådan elektronisk publicering av institutionsrapporter ökar snabbt i omfattning inom vissa discipliner, men kanske inte överallt. Den är självklart enbart av intresse om motsvarande institutioner på andra håll (respektive andra avsedda läsare) har för vana att använda elektroniskt tillgängligt material. Under den förutsättningen ger den elektroniska publiceringen ett antal fördelar för den utgivande institutionen: man ökar de egna resultatens synbarhet, och man kan reducera kostnaderna för tryckning och utskick av konventionella institutionsrapporter. Till exempel på IDA rapporterar man en påtaglig minskning av volymerna på konventionellt tryckta institutionsrapporter.
Det finns emellertid en komplikation i sammanhanget: de kommersiella förlagen uppfattar den elektroniska publiceringen som ett betydligt större potentiellt problem än den hittillsvarande publiceringen av tryckta institutionsrapporter. Om man har varit och är böjd att rutinmässigt ge en författare tillstånd att återpublicera egna verk i andra tryckta upplagor, och att låta tryckta institutionsrapporter passera med hänvisning till praxis, så är många förlag betydligt mer restriktiva när det gäller elektronisk publicering.
Många förlag, men inte alla, har alltså ett standardiserat publiceringsavtal och underhandsanvisningar enligt vilka en artikel som lagts upp elektroniskt på Internet i preprint-stadiet ska tas bort därifrån när den officiella publiceringen i tidskrift eller konferensrapport sker. Likaså stipulerar avtalet att hela rätten till elektronisk publicering övergår från författaren till förlaget, varför författaren alltså inte heller senare har rätt att lägga upp sitt arbete på nätet.
Även andra förlagspolicies förekommer. Vi har haft kontakt med åtminstone ett förlag (Morgan Kaufmann, San Francisco), som låter författaren behålla copyrighten, och som klart utsäger att författaren gärna får göra och hålla sitt verk elektroniskt tillgängligt. Omvänt kan man principiellt tänka sig att ett tidskriftsförlag skulle anse att om preprint har tillgängliggjorts över nätet så är det inte längre fråga om "tidigare icke publicerat arbete", och detta skulle alltså kunna diskvalificera från publicering i tidskriften överhuvudtaget och även om artikeln tas bort från nätet. Tolkningen av kriteriet "icke tidigare publicerat" tycks över huvud taget variera starkt mellan olika forskningsområden.
Även rättsläget på detta område är synnerligen oklart. Tillämpningen av begrepp som "publicering" och "exemplar" i det elektroniska fallet är omstridd. Det har sagts (obekräftad uppgift) att ett mål i USA avgjorts i lägre instans i sådan riktning att om en författare lagt upp en artikel i ett visst datorsystem anslutet till Internet, så har han eller hon rätt att låta det ligga kvar där även om copyrighten sedan överlåts till annan. Man ska inte utesluta risken att olika rättstolkning kommer att gälla i olika länder.
Universitetsstyrelsen beslutade i april 1996 att inrätta Linköping University Electronic Press (Linköping E-Press), och detta startade sin utgivning den 1 oktober samma år. E-förlaget tar emot arbeten i elektronisk form och åtar sig att hålla dem tillgängliga över Internet under lång tid (25 år). Publiceringen görs på ett sådant sätt att arbetet i fråga genuint ska räknas som publicerat, innefattande bland annat leverans av pliktexemplar (på papper) helt inom ramen för det svenska pliktleveranssystemet. Däremot är det principiellt en publicering utan föregående internationell review, "unrefereed electronic publication". Den internationella granskningen avses ske efter den elektroniska publiceringen, antingen genom att artikeln sänds in till en tidskrift som accepterar att reviewa och publicera artiklar som haft tidigare "unrefereed publication", eller genom att artikeln sänds in till en granskningsnämnd som gör reviewing med tidskriftsstandard men utan att därför publicera själva artikeln.
Linköpings universitet har på ett tidigt stadium utfärdat en anvisning, som dock inte är bindande, beträffande den grafiska utformningen av institutionsrapporternas framsida. Vidare sköter universitetsbiblioteket den erforderliga officiella hanteringen av institutionsrapporterna: arkivering, insändande till arkiv på riksnivå och till vissa utbytesinstitutioner, utkvittering av ISSN-nummer när nya rapportserier tillkommer, osv. I stort sett sker alltså hanteringen av institutionsrapporter lokalt och rätt informellt. Även inom institutionerna torde beslut om publicering av institutionsrapport normalt vara delegerad åtminstone till respektive ämnesföreträdare.
När institutionsrapporterna övergår till elektronisk publicering finns skäl för något större vaksamhet från såväl institutionsledningarnas som universitetsledningens sida, beroende på att copyrightfrågorna då blir mer brännande. Såväl respektive forskare som institutionen och universitetet tenderar här att klämmas mellan två krafter: Å ena sidan det legitima önskemålet att erhållna forskningsresultat ska vara så synbara och lättillgängliga som möjligt, vilket talar för att utnyttja möjligheten till elektronisk publicering; å andra sidan det i och för sig självklara kravet att man inte ska bryta mot det som sägs i publiceringsavtal med olika förlag.
Denna konflikt angår inte minst universitetsledningen: den elektroniska publiceringen av artiklarna görs på universitetets datorsystem och medelst universitetets anslutning till Internet. Om en enstaka forskare och institution håller sina artiklar tillgängliga på nätet i strid med publiceringsavtal som forskaren tecknat med ett förlag, och om förlaget skulle välja att göra sak av detta så är universitetet klart medskyldigt. Detta gäller i speciellt hög grad om universitetsledningen inte tagit tag i frågan och skapat ett regelverk som så långt möjligt undviker att sådana situationer uppstår.
Konflikten blir särskilt brännande när forskarna inom ett område ser att "alla andra gör det": om mina kollegor internationellt lägger upp sina artiklar på nätet, som därigenom blir en väsentlig källa till aktuella forskningsresultat för forskarna på mitt område, så blir jag själv väsentligt handikappad om jag inte kan göra likadant. Denna konflikt övergår då också till institutions- och universitetsledning, som självklart har samma intresse som forskarna av att deras resultat hålls lättillgängliga, men samtidigt inte vill bidra till att avtalsbrott görs till praxis.
Nu kan det möjligen hävdas att frågan inte är akut, att ett vetenskapligt förlag inte skulle välja att agera i sådana fall på grund av den badwill inom forskarsamhället som man då skulle ådra sig, och att frågan inte kommer att aktualiseras förrän möjligen efter det att rättsläget för elektronisk publicering har klarnat. Detta är möjligen sant, även om man inte kan utesluta att förlagen gör på samma sätt som programvaruindustrin har gjort när det gäller illegal kopiering av dataprogram (ett ur många synpunkter analogt fall), nämligen att hela branchen går samman och agerar som en enhet mot utvalda organisationer som systematiskt visat sig bryta mot gällande regler. Om detta skulle inträffa så har förlagen en starkare position än programvaruproducenterna, eftersom det i förlagens fall obestridligen finns skriftliga avtal med varje författare.
Jag menar att det i detta fall är bättre att förekomma än att förekommas, och att Linköpings universitet redan nu bör utveckla ett system för hantering av hithörande frågor, med två övergripande ledstjärnor: systemet ska vara korrekt gentemot de inblandade parterna (speciellt, författarna och förlagen), och systemet ska tillvarata forskarnas intresse att få maximal spridning av sina forskningsresultat. Frågan måste självklart hanteras i nära samråd med berörda institutioner. Det är naturligt att samrådet i första hand sker med institutioner där elektronisk publicering nu pågår eller planeras, men att även andra institutioner liksom fakultetsledningarna deltar i dialogen.
Initiativ i denna fråga kan tas på följande sätt:
Föreliggande policy utgår från en distinktion mellan permanent och temporär publicering av artiklar. Med permanent (eng "archival") publicering avses sådan publicering som avses vara giltig för lång tid, så att artikeln kan återfinnas och läsas också i en mer avlägsen framtid. Det förutsätts då att artikeln inte förändrats eller t o m manipulerats under mellantiden, och att artikeln har en väldefinierad identifikation så att den är fortsatt åtkomlig. Identifikationen kan vara en kod (av typ ISRN-kod), en datanätsadress (s.k. URL), eller artikelns författare, titel och utgivare under förutsättning att detta entydigt identiferar artikeln.
Med temporär publicering avses sådan publicering som tjänar ett bestämt ändamål under en begränsad tid, men där det inte ses något behov av att kunna referera till artikeln efter tidsperiodens utgång. Ett typiskt exempel är artiklar som beskriver planer och strategi för ett forskningsprojekt.
Avgränsningen mellan permanent och temporär publicering är inte absolut. Vetenskapliga artiklar avses ha permanent publicering, men flertalet av dem torde sakna intresse efter ett visst antal år. Livslängden varierar dock kraftigt mellan discipliner. Å andra sidan kan även artiklar som avsetts få temporär publicering ibland ha ett historiskt intresse, varför arkivering av dem kan tänkas vara angelägen. Vi använder uppdelningen trots dessa krusningar.
Slutligen kan det ifrågasättas huruvida temporär publicering överhuvudtaget är möjlig vid en statlig svensk myndighet, inklusive ett universitet, eftersom varje utgiven handling ju måste diarieföras och alltså görs offentlig på ett permanent sätt. Vi noterar alltså att även temporärt publicerade artiklar kommer att arkiveras, men att de inte sprids aktivt efter publiceringsperioden varför deras tillgänglighet för en bredare läsekrets och speciellt en internationell då reduceras betydligt.
Distinktionen mellan permanent och temporär publicering överförs till en distinktion mellan mellan permanent och temporär elektronisk publicering. Med permanent elektronisk publicering avses alltså sådan publicering där artikeln ifråga avses vara permanent tillgänglig över Internet respektive dess framtida motsvarighet(er) och arvtagare. Med temporär elektronisk publicering avses det fall där artikeln kan tas bort från nätet, antingen därför att den inte längre avses vara av intresse, eller därför att den övergår till publicering på annat håll - konventionell publicering genom tryck, eller elektronisk publicering på annat håll.
Permanent elektronisk publicering innebär därför ett åtagande om persistens: artikeln ska finnas kvar på nätet under lång tid, och den ska inte kunna ändras under denna tid. Det är viktigt att se detta som ett åtagande inte bara gentemot författaren, utan också och i minst lika hög grad gentemot läsekretsen (vetenskapssamhället, i fallet med vetenskapliga artiklar): läsekretsen ska kunna vara garanterad att en artikel som sagts vara permanent publicerad också fortsätter att finnas tillgänglig. Detta är till exempel avgörande för om det ska kunna anses meningsfullt att hänvisa till artikeln som en referens i en annan vetenskaplig skrift.
Temporär elektronisk publicering innebär alltså att artikeln ifråga inte blir refererbar på samma sätt som en permanent publicerad sådan, eller i varje fall att referenser från permanenta till temporära artiklar måste anses tvivelaktiga.
Följande huvudregel avses gälla i samband med elektronisk publicering inom universitetet: Permanent elektronisk publicering sker genom E-förlaget (Linköping University Electronic Press); temporär elektronisk publicering genom elektroniska institutionsrapporter.
Denna uppdelning av arbetssätt har ett antal formella och administrativa konsekvenser. E-förlagets permanenta elektroniska publicering är baserad på ett åtagande från universitetets sida att hålla publicerade artiklar on-line under lång tid, och att garantera att de inte kommer att ändras. Det åtföljs av att konkreta förlagsavtal tecknas mellan författaren (resp. författarna) och E-förlaget. Om en artikel publiceras både på E-förlaget och på annat förlag, så är det fråga om två skilda och likvärdiga publiceringstillfällen, och de förlagsavtal som tecknas för de två tillfällena får inte vara oförenliga. Frågan om en artikel som först publicerats på universitetets E-förlag därefter kan accepteras och publiceras vid en vetenskaplig konferens eller i en tidskrift är ett område för exploration: vi känner till vissa fall där det går bra och andra där det inte anses förenligt med reglerna.
Principen att permanensen i publiceringen är ett åtagande gentemot läsekretsen i minst lika hög grad som gentemot författaren innebär också att om en författare fått sin artikel accepterad av ett extent förlag som begär att artikeln ska tas bort från E-förlagets nätserver, så är detta inte acceptabelt ur E-förlagets synpunkt. För att den elektroniska publiceringen ska vara trovärdig som permanent publicering krävs att varje publicerad artikel också fortsättningsvis är tillgänglig. (Däremot skulle dessa principer inte hindra att det externa förlaget får en ersättning varje gång som artikeln "hämtas", under förutsättning att E-förlaget har de tekniska möjligheterna att ta betalt av sina besökare på detta sätt).
Elektroniska institutionsrapporter hanteras av respektive institution eller motsvarande enhet, och innebär principiellt att institutionen har en enhetlig hantering av artiklar som läggs upp på Internet-tillgänglig plats i dess datasystem. Därvid förutsätts till att börja med följande rutiner, vilka redan tillämpas för tryckta institutionsrapporter och därför har karaktären av självklarheter:
Utöver detta naturliga ramverk tillkommer två slags frågor på grund av den elektroniska publiceringen. Det gäller dels hanteringen av copyrighträtten, dels de tekniska frågorna beträffande hur rapporterna presenteras på nätet, strukturering av översiktssidor, dataformat på rapporterna i sig, osv.
När en vetenskaplig eller annan artikel publiceras av ett förlag, skrivs normalt alltid ett förlagsavtal mellan författaren och förlaget. Detta avtal kan vara utformat så att författaren behåller copyrighten till artikeln, och enbart ger förlaget rätt att publicera denna. Det kan också vara utformat så att hela rätten till artikeln överlåts från författaren till förlaget, eller hela rätten med vissa undantag. Sådana undantag gäller ofta författarens rätt att åter publicera samma artikel i tryck, men detta innebär naturligtvis inte någon samtidig rätt för författaren eller hans/hennes institution att placera artikeln i elektronisk form på Internet. Det är ej helt klarlagt om författaren har rätt att låta ett på nätet redan upplagt exemplar av artikeln ligga kvar där. Nya regler för detta område diskuteras också internationellt.
Av det sagda framgår att om en artikel först har publicerats som institutionsrapport och därefter accepteras till en vetenskaplig tidskrift eller konferensproceedings, så kan det eventuellt vara nödvändigt att dra bort samma artikel från nätet. Med hänsyn till att universitetet är angeläget både om ett korrekt agerande i dessa frågor, och om att dess forskares resultat blir så lättillgängliga och synbara som möjligt, fastställs följande regler vilka skall gälla från den 1 januari 1997:
OPA-listan kan om så önskas utformas som en samling av listor, till exempel en per forskare eller en per forskningsgrupp. (I praktiken torde sådana listor alltid redan föras). Listan/listorna ska vara heltäckande, dvs. avse alla forskare vid institutionen och alla artiklar som de publicerar och vars innehåll faller inom institutionens forskningsområde.
EIR-listan och OPA-listan ska utformas så att det enkelt framgår i vilka fall samma artikel ingår på bägge listorna, till exempel genom ömsesidiga referenser till samma artikels nummer på den motsatta listan. Normalt förutsätts att artiklarna har samma titel om och endast om de har samma innehåll.
Om förlaget skulle göra invändningar mot den elektroniska publiceringen trots att nyssnämnda (a) eller (b) gäller, så bör författaren samråda med universitetets företrädare för dessa frågor. Det finns då ingen anledning att genast efterkomma förlagets krav.
Man kan i sådana fall också notera möjligheten att låta artikeln ligga kvar på samma plats som förut i filsystemet, men att spärra den för åtkomst utifrån så länge som diskussionerna med förlaget pågår.